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Digital Blog
Digitale Teamarbeit in verteilten Teams
Es gibt unzählige Artikel zum Thema digitale Teamarbeit, Home Office oder Videokonferenzen. Gerade vor dem Hintergrund der Corona-Krise poppen in den letzten Wochen vermehrt oft allgemein gehaltene Artikel hoch wie bei Whac-A-Mole. Wir wollen hier nicht nochmal das Rad neu erfinden. Aus diesem Grund findet ihr unten im Artikel eine Liste an guten Blogs, Beiträgen und Videos, die sich bereits mit dem Thema befasst haben. Alles schon geklärt, oder? Ne, so ganz fertig sind wir damit noch nicht.
Obwohl wir als Zentrum für Digitalisierung einen zentralen Standort haben, an dem wir agieren und zusammenkommen, sind wir ein Verbund aus verschiedenen Partnern, die bereits alle ihren eigenen Standort haben und sitzen deshalb nicht immer zusammen an einem Tisch. Daher arbeiten wir am ZD.BB seit Beginn mit einem digital verteilten Team und organisieren uns über verschiedene Mechaniken und Tools, um trotz der physikalischen Distanz eng zusammen zu arbeiten. Was manch anderes Unternehmen vor dem Hintergrund von Corona zwangsläufig innerhalb kürzester Zeit einführen muss, haben wir größtenteils von Beginn an als Selbstverständlichkeit in unseren Arbeitsalltag integriert. Daher möchten wir hier unseren persönlichen Erfahrungsbericht inklusive Tipps und Tricks mit Euch teilen.
- Kommunikation (Also Chats, Videokonferenzen, Telefonate, (E-)Mail…)
- Kollaboration (Also Dokumentablagen, Dateisharing…)
- Organisation (Also Aufgabenverteilung, Planung…)
- Beziehung (Zwischenmenschliche Beziehung und persönliche Verbundenheit trotz räumlicher Distanz)
Kommunikation
Kollaboration

Organisation
Ein zweiter wichtiger Punkt bei der Kollaboration ist die Organisation des Teams. Hier bedienen wir uns an einem Prinzip aus dem Lean Management: Visualisierung! Wir organisieren unsere Aufgaben, ToDos und offenen Punkte auf einem Board oder auch Kanban Board genannt. Auch hier nutzen wir die Funktion unseres CRM-Systems. Als schneller Einstieg ist hier Trello zu empfehlen. Einfach einzurichten, einfach zu teilen und in der Grundfunktion auch kostenlos. Microsoft hat mit Planner übrigens etwas Ähnliches in Office 365 integriert.
Tools wie Trello und Planner organisieren Aufgaben auf so genannten Boards. Jedes Board besteht aus Spalten und Karten. Spalten sortieren die Aufgaben bspw. nach Bearbeitungsstatus oder Themen. Die Karten werden in die entsprechenden Spalten einsortiert und repräsentieren meist Aufgaben. So hat man einen visuellen Überblick darüber was gerade getan wird, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde. Zu den Prinzipien des Kanban gibt es viele Videos und hilfreiche Blogartikel. Wir haben unser Board in vier Spalten aufgebaut:
Inbox | In Arbeit | Zu besprechen | Erledigt
In „Inbox“ kommen alle zukünftig anstehende ToDos. So verlieren oder vergessen wir nichts. „In Arbeit“ sind alle ToDos, an denen aktuell gearbeitet wird. In „zu besprechen“ sind alle, die beim nächsten Meeting besprochen werden sollen. In „erledigt“ sind alle erledigten Dinge. Sobald diese abgesprochen sind, können sie archiviert werden und aus dem Board verschwinden. Wir haben ein Board für jedes Team, das an einem größeren Themenbereich zusammenarbeitet. Generell sollte man die Anzahl der Boards so gering wie möglich halten. Wenn man an mehreren Boards gleichzeitig arbeitet, verliert man schnell den Überblick. Zu viele Karten auf einem Board haben allerdings denselben Effekt. Hier ist ein wenig ausprobieren und Feingefühl angesagt.
So hat man immer im Blick, wo gerade an was gearbeitet wird. Gleichzeitig gehen Aufgaben/ToDos nicht verloren und man sieht auch, wo Aufgaben steckenbleiben. Muss man ggf. immer auf Rückmeldung vom selben Team warten? Ggf. ist dieses Team überlastet und benötigt Unterstützung.
Beziehung
Der Punkt Beziehung ist kein handfestes Thema. Verteilte Teams leiden unter der persönlichen Distanz. Wir gehen davon aus, dass der/die durchschnittliche Leser/in dieses Artikels vor der Corona Krise an einem oder mehreren Standorten zusammengearbeitet hat. Das ist eine gute Startposition. Teams, die bereits zu Beginn verteilt gearbeitet haben, haben hier einen großen Nachteil. Zwischenmenschliche Beziehungen sind wichtig für die Zusammenarbeit und bilden sich nur schwer, wenn die Kommunikation sich rein auf digitale Kanäle konzentriert.
Versucht diese persönliche Nähe aufrecht zu halten. Da kann es schon mal helfen, wenn man Videokonferenzen anstatt Telefonkonferenzen veranstaltet. Video ermöglicht einem die Reaktionen seines Gegenübers zu sehen und die anderen Teilnehmer sind mehr involviert, auch wenn sie gerade nichts sagen. Lasst das Gespräch aber nicht unter schlechten Internetverbindungen leiden. Eine stabile Telefonkonferenz ist besser als eine Videokonferenz mit ständigen Aussetzern.
Lasst Raum für private Gespräche. Die informellen Gespräche auf dem Hausflur, am Kaffeeautomaten oder über den Bildschirmrand zwischendurch finden über den digitalen Kanal automatisch weniger statt. Sie sind aber wichtig für den Zusammenhalt. Daher empfehlen wir in Konferenzen Raum für persönliche Gespräche zu lassen. Fragt am Anfang wie es dem Gegenüber geht oder erzählt von eurem Tag. Natürlich wird ein kollegialer Zusammenhalt bei 1-2 Wochen digitaler Kommunikation nicht verschwinden. Auf langer Sicht jedoch schon.
Links zu Artikeln über digitale Teams
Wie am Anfang dieses Artikels erwähnt, gibt es bereits eine Fülle an Artikeln zur Zusammenarbeit in digitalen Teams. Grundsätzlich gibt es sehr viele Artikel und Informationen zu dem Thema. Wir haben hier ein paar rausgepickt die uns gut gefallen haben. Natürlich können wir keine Garantie auf Vollständigkeit oder Korrektheit der Artikel geben.
Hier ein paar allgemeine Artikel:
https://www.heise.de/mac-and-i/meldung/Homeoffice-Software-zum-gemeinsam-Bearbeiten-4691706.html
https://t3n.de/news/vier-probleme-virtuelle-teams-1129738/
https://t3n.de/news/mitarbeiter-distanz-fuehren-1205987/
https://t3n.de/news/teamarbeit-team-work-fakten-627157/
Kommunikation:
Slack hat einen guten Blog, natürlich auf deren Tool ausgerichtet, aber das meiste gilt auch für andere Tools.
https://slack.com/intl/de-de/help/categories/360000049063#erfolgsstrategien
Das gleiche gilt für Microsoft Teams.
Hier noch ein paar interessante Artikel dazu.
https://t3n.de/news/vier-probleme-virtuelle-teams-1129738/
https://www.cio.de/a/5-tipps-fuer-das-fuehren-virtueller-teams,3254136
Kollaboration:
Hier ein paar Artikel die sich verschiedene Cloudspeicher angeschaut haben.
https://www.heise.de/download/specials/Die-10-besten-Cloud-Speicher-3149052
https://www.netzwelt.de/vergleich/cloud-speicher-2019-vergleich-besten-anbieter.html
Organisation
Trello hat hier tolle Artikel und auch Beispiele wie man Boards aufbauen kann:
Und hier noch ein paar Artikel dazu.
https://digitaler-mittelstand.de/technologie/ratgeber/4-kanban-tools-fuer-agiles-arbeiten-49446

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