Digitale Teamarbeit in verteilten Teams

Es gibt unzählige Artikel zum Thema digitale Teamarbeit, Home Office oder Videokonferenzen. Gerade vor dem Hintergrund der Corona-Krise poppen in den letzten Wochen vermehrt oft allgemein gehaltene Artikel hoch wie bei Whac-A-Mole. Wir wollen hier nicht nochmal das Rad neu erfinden. Aus diesem Grund findet ihr unten im Artikel eine Liste an guten Blogs, Beiträgen und Videos, die sich bereits mit dem Thema befasst haben. Alles schon geklärt, oder? Ne, so ganz fertig sind wir damit noch nicht.

Obwohl wir als Zentrum für Digitalisierung einen zentralen Standort haben, an dem wir agieren und zusammenkommen, sind wir ein Verbund aus verschiedenen Partnern, die bereits alle ihren eigenen Standort haben und sitzen deshalb nicht immer zusammen an einem Tisch. Daher arbeiten wir am ZD.BB seit Beginn mit einem digital verteilten Team und organisieren uns über verschiedene Mechaniken und Tools, um trotz der physikalischen Distanz eng zusammen zu arbeiten. Was manch anderes Unternehmen vor dem Hintergrund von Corona zwangsläufig innerhalb kürzester Zeit einführen muss, haben wir größtenteils von Beginn an als Selbstverständlichkeit in unseren Arbeitsalltag integriert. Daher möchten wir hier unseren persönlichen Erfahrungsbericht inklusive Tipps und Tricks mit Euch teilen.

Im Prinzip muss man als digitales Team auf vier verschiedene Dinge achten:
  1. Kommunikation (Also Chats, Videokonferenzen, Telefonate, (E-)Mail…)
  2. Kollaboration (Also Dokumentablagen, Dateisharing…)
  3. Organisation (Also Aufgabenverteilung, Planung…)
  4. Beziehung (Zwischenmenschliche Beziehung und persönliche Verbundenheit trotz räumlicher Distanz)
Dieser Beitrag ist daher in diese vier Bereiche aufgeteilt. Wir skizzieren in jedem Bereich wie wir das gelöst haben, auf was zu achten ist und welche Möglichkeiten es noch so gibt. Denn weil die eine Lösung für den einen gut funktioniert, muss sie nicht überall funktionieren. Also, let’s dive into it:

Kommunikation

Als man vorher zu fünft zusammen in einem Büro gearbeitet hat war die Kommunikation klar: wir unterhalten uns einfach und alle bekommen es mit. Wenn man ein privates Gespräch führen möchte, geht man in einen anderen Raum. Nach extern schreibt man E-Mails, Briefe oder telefoniert. Wenn man nicht mehr gemeinsam in einem Büro oder auch nur einem Standort sitzt geht diese mündliche Kommunikation verloren. Viele versuchen das über interne E-Mails zu lösen. Das funktioniert aus unserer Sicht allerdings nicht. Man überlegt es sich zweimal, ob man eine Mail mit einer kurzen Frage an den Kollegen schickt: „Bekomme ich überhaupt rechtzeitig Antwort?“, „Ist die Frage nicht zu banal für eine Mail? Ach‘ ich sprech’s an, wenn wir in 2 Tagen sowieso telefonieren.“ So geht viel informelle Kommunikation verloren. Aber mehr dazu unter Punkt 4 Beziehung. Wir beim ZD.BB setzen darum, wie so viele, auf ein gemeinsames Chatsystem. Wir nutzen dabei den integrierten Chat aus unserem CRM-System (Das heißt übrigens Bitrix24, würden wir es weiterempfehlen? Die Antwort auf diese Frage bräuchte es wohl einen zweiten Artikel.). Falls ihr das nicht habt, ist Slack wohl die schnellste und kostengünstigste Art, um schnell mal einen Chat für sich und seine Kollegen aufzusetzen. Die Grundvariante ist kostenlos und reicht auch erstmal aus. Wenn man das Ganze professioneller und auch besser integriert in weitere Dienste (Outlook, Videokonferenzen in den Terminen, Datenablage usw.) haben möchte, dann ist Microsoft Teams als Teil von Office365 sicher eine gute Variante. Hier muss man aber bedenken, dass man die komplette Office Umgebung inkl. E-Mail Server, Datenablage und vielem mehr mitbezahlt. Bei mehreren Usern kann das schnell recht teuer werden. Wie also organisieren wir uns in den Chats? Für jedes Team haben wir einen extra Kanal eingerichtet (je nachdem welches Tool ihr nutzt, können diese auch Chats, Gruppen oder Teams heißen). Kanäle sind kleine Sub-Chats zu einem bestimmten Thema oder für ein bestimmtes Team. So werden Themen dort diskutiert, wo sie auch relevant sind. Außerdem haben wir einen Kanal, in dem alle drin sind. Hier passiert allerdings am wenigsten. Dort werden nur Ankündigungen, die wirklich alle betreffen geteilt. Das verhindert, dass man mit Nachrichten bombardiert wird, die einen eigentlich gar nicht interessieren. Bei kleinen Teams von 5 Personen, ist das vielleicht noch nicht relevant, sobald ihr aber mehr Personen seid, wird das umso wichtiger. Macht den Chat zur Pflicht für alle Mitarbeiter. Keine interne Kommunikation sollte mehr über E-Mail laufen. Erst dann kann die Kommunikation über Chats ihr Potenzial entfalten.

Kollaboration

Mit Kollaboration ist die tatsächliche Zusammenarbeit gemeint. Wie teilt man Dokumente und Dateien? Wie kann man gemeinsam an einem Thema arbeiten obwohl man nicht zusammen in einem Raum arbeitet? Wie kann ich Aufgaben verteilen, planen und eine Übersicht bewahren? Hier gibt es unzählige Möglichkeiten und Anwendungsfälle. Je nachdem mit, welchen Inhalten man arbeitet. Aber wir wollen einmal kurz die Grundlagen ansprechen. Eine gemeinsame Dateiablage ist unabdinglich! Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive (in Office 365 enthalten) sind wohl die größten. Alle haben ihre kostenlosen Pläne. Wenn man aber ordentlich und mit entsprechenden Datenmengen agieren möchte, kommt man um einen bezahlten Plan nicht herum. Viele machen sich nun Gedanken bezüglich des Datenschutzes (DSGVO!). Dazu kann man grundsätzlich sagen, die genannten Anbieter sind Profis in dem was sie anbieten. Sie bieten ihre Dienstleistungen seit Jahren auch großen Konzernen an, die an strenge Datenschutzrichtlinien gebunden sind. Man kann sich also sicher sein, dass die Anbieter angehalten sind eure Daten entsprechend zu verarbeiten. Anders könnte das bei Billiganbietern, die nicht in Europa agieren aussehen. Hier also lieber vorsichtig sein und lieber 2-3 € mehr pro Nutzer zahlen. Wir am ZD.BB nutzen auch hier die Dateiablage unseres CRM-Systems. Dies ermöglicht uns Kommunikation, Verwaltung und Dateiverwaltung in einem System zu haben. Das verhindert Medienbrüche. Slack hat übrigens Anbieter wie Google Drive und Dropbox integriert (teilweise nur mit kostenpflichtigen Plänen möglich). So könnt ihr zwar unterschiedliche Systeme nutzen, habt aber die Möglichkeit Dateien auch über den Chat zu teilen ohne, dass sie an unterschiedliche Orte geschoben werden. Sie bleiben immer an der gleichen Stelle liegen. Das verhindert Chaos!

Organisation

Ein zweiter wichtiger Punkt bei der Kollaboration ist die Organisation des Teams. Hier bedienen wir uns an einem Prinzip aus dem Lean Management: Visualisierung! Wir organisieren unsere Aufgaben, ToDos und offenen Punkte auf einem Board oder auch Kanban Board genannt. Auch hier nutzen wir die Funktion unseres CRM-Systems. Als schneller Einstieg ist hier Trello zu empfehlen. Einfach einzurichten, einfach zu teilen und in der Grundfunktion auch kostenlos. Microsoft hat mit Planner übrigens etwas Ähnliches in Office 365 integriert.

Tools wie Trello und Planner organisieren Aufgaben auf so genannten Boards. Jedes Board besteht aus Spalten und Karten. Spalten sortieren die Aufgaben bspw. nach Bearbeitungsstatus oder Themen. Die Karten werden in die entsprechenden Spalten einsortiert und repräsentieren meist Aufgaben. So hat man einen visuellen Überblick darüber was gerade getan wird, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde. Zu den Prinzipien des Kanban gibt es viele Videos und hilfreiche Blogartikel. Wir haben unser Board in vier Spalten aufgebaut:

 

Inbox | In Arbeit | Zu besprechen | Erledigt

 

In „Inbox“ kommen alle zukünftig anstehende ToDos. So verlieren oder vergessen wir nichts. „In Arbeit“ sind alle ToDos, an denen aktuell gearbeitet wird. In „zu besprechen“ sind alle, die beim nächsten Meeting besprochen werden sollen. In „erledigt“ sind alle erledigten Dinge. Sobald diese abgesprochen sind, können sie archiviert werden und aus dem Board verschwinden. Wir haben ein Board für jedes Team, das an einem größeren Themenbereich zusammenarbeitet. Generell sollte man die Anzahl der Boards so gering wie möglich halten. Wenn man an mehreren Boards gleichzeitig arbeitet, verliert man schnell den Überblick. Zu viele Karten auf einem Board haben allerdings denselben Effekt. Hier ist ein wenig ausprobieren und Feingefühl angesagt.

So hat man immer im Blick, wo gerade an was gearbeitet wird. Gleichzeitig gehen Aufgaben/ToDos nicht verloren und man sieht auch, wo Aufgaben steckenbleiben. Muss man ggf. immer auf Rückmeldung vom selben Team warten? Ggf. ist dieses Team überlastet und benötigt Unterstützung.

Beziehung

Der Punkt Beziehung ist kein handfestes Thema. Verteilte Teams leiden unter der persönlichen Distanz. Wir gehen davon aus, dass der/die durchschnittliche Leser/in dieses Artikels vor der Corona Krise an einem oder mehreren Standorten zusammengearbeitet hat. Das ist eine gute Startposition. Teams, die bereits zu Beginn verteilt gearbeitet haben, haben hier einen großen Nachteil. Zwischenmenschliche Beziehungen sind wichtig für die Zusammenarbeit und bilden sich nur schwer, wenn die Kommunikation sich rein auf digitale Kanäle konzentriert.

Versucht diese persönliche Nähe aufrecht zu halten. Da kann es schon mal helfen, wenn man Videokonferenzen anstatt Telefonkonferenzen veranstaltet. Video ermöglicht einem die Reaktionen seines Gegenübers zu sehen und die anderen Teilnehmer sind mehr involviert, auch wenn sie gerade nichts sagen. Lasst das Gespräch aber nicht unter schlechten Internetverbindungen leiden. Eine stabile Telefonkonferenz ist besser als eine Videokonferenz mit ständigen Aussetzern.

Lasst Raum für private Gespräche. Die informellen Gespräche auf dem Hausflur, am Kaffeeautomaten oder über den Bildschirmrand zwischendurch finden über den digitalen Kanal automatisch weniger statt. Sie sind aber wichtig für den Zusammenhalt. Daher empfehlen wir in Konferenzen Raum für persönliche Gespräche zu lassen. Fragt am Anfang wie es dem Gegenüber geht oder erzählt von eurem Tag. Natürlich wird ein kollegialer Zusammenhalt bei 1-2 Wochen digitaler Kommunikation nicht verschwinden. Auf langer Sicht jedoch schon.

Links zu Artikeln über digitale Teams

Wie am Anfang dieses Artikels erwähnt, gibt es bereits eine Fülle an Artikeln zur Zusammenarbeit in digitalen Teams. Grundsätzlich gibt es sehr viele Artikel und Informationen zu dem Thema. Wir haben hier ein paar rausgepickt die uns gut gefallen haben. Natürlich können wir keine Garantie auf Vollständigkeit oder Korrektheit der Artikel geben.

Hier ein paar allgemeine Artikel:

https://www.heise.de/mac-and-i/meldung/Homeoffice-Software-zum-gemeinsam-Bearbeiten-4691706.html

https://t3n.de/news/vier-probleme-virtuelle-teams-1129738/

https://t3n.de/news/mitarbeiter-distanz-fuehren-1205987/

https://t3n.de/news/teamarbeit-team-work-fakten-627157/

 

Kommunikation:

Slack hat einen guten Blog, natürlich auf deren Tool ausgerichtet, aber das meiste gilt auch für andere Tools.
https://slack.com/intl/de-de/help/categories/360000049063#erfolgsstrategien

Das gleiche gilt für Microsoft Teams.

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/growth-center/resources/free-your-teams-to-innovate-by-improving-collaboration

Hier noch ein paar interessante Artikel dazu.

https://t3n.de/news/vier-probleme-virtuelle-teams-1129738/

https://www.cio.de/a/5-tipps-fuer-das-fuehren-virtueller-teams,3254136

 

Kollaboration:

Hier ein paar Artikel die sich verschiedene Cloudspeicher angeschaut haben.

https://www.heise.de/download/specials/Die-10-besten-Cloud-Speicher-3149052

https://www.netzwelt.de/vergleich/cloud-speicher-2019-vergleich-besten-anbieter.html

 

Organisation

Trello hat hier tolle Artikel und auch Beispiele wie man Boards aufbauen kann:

https://blog.trello.com/de

Und hier noch ein paar Artikel dazu.

https://digitaler-mittelstand.de/technologie/ratgeber/4-kanban-tools-fuer-agiles-arbeiten-49446

Das ZD.BB mit Sitz in Böblingen ist die zentrale Anlaufstelle für Unternehmen und Startups aus der Region Stuttgart rund um die Themen der Digitalisierung. 

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